Asistent Executiv

Suntem in cautarea unei persoane cu bune abilitati de comunicare si organizare, atent la detalii si integru.

1. Gestionarea calendarului și a programului

● Gestionarea și organizarea calendarului executivului, programarea ședințelor, întâlnirilor și evenimentelor.

● ︁︈​︁︁︉​︁︂︇​︁︃Coordonarea cu alte persoane pentru a evita conflictele și pentru a asigura o bună gestionare a timpului.

● Trimiterea de memento-uri și efectuarea de ajustări, după caz.



2. Gestionarea comunicării

● Acționează ca un gardian prin filtrarea apelurilor, a email-urilor și a corespondenței.

● Redactarea, revizuirea și, uneori, răspunsul la email-uri sau mesaje în numele executivului.

● Prioritizarea comunicărilor și asigurarea răspunsurilor în timp util.



3. Organizarea călătoriilor

● Planificarea și rezervarea călătoriilor interne sau internaționale, inclusiv zboruri, cazare și transport.

● Gestionarea itinerariilor de călătorie și asigurarea că executivul are toate documentele necesare.



4. Pregătirea ședințelor/conferințelor și suport

● Organizarea ședințelor/meeting-urilor prin trimiterea de invitații, pregătirea ordinii de zi și distribuirea materialelor necesare.

● Întocmirea proceselor-verbale în timpul întâlnirilor, urmărirea punctelor de acțiune și furnizarea de rezumate. Aranjarea logisticii întâlnirilor, cum ar fi săli de conferințe sau platforme de întâlnire online.



5. Gestionarea documentelor

● Crearea, editarea și organizarea documentelor, rapoartelor și prezentărilor importante.

● Gestionarea cu discreție a informațiilor confidențiale și sensibile.

● Gestionarea sistemelor de arhivare (fizice și digitale) pentru a menține documentele organizate și accesibile.



6. Coordonarea proiectelor

● Asistarea la planificarea și executarea proiectelor sau inițiativelor conduse de executiv.

● Gestionarea termenelor limită, urmărirea progresului și asigurarea că executivul este informat cu privire la stadiul proiectului.

● Asigurarea legăturii cu echipele interne sau cu partenerii externi, după cum este necesar.



7. Sarcini administrative

● Gestionarea rapoartelor de cheltuieli, a rambursărilor și a bugetelor legate de activitățile executivului.

● Comandarea de consumabile, gestionarea logisticii biroului și organizarea de evenimente.

● Gestionarea sarcinilor personale, cum ar fi programarea întâlnirilor de familie sau gestionarea finanțelor personale, la cerere.



8. Gestionarea relațiilor

● Menținerea relațiilor cu principalele părți interesate, clienți și furnizori în numele executivului.

● Asigurarea că executivul este la curent cu relațiile importante cu clienții sau partenerii.

● Ținerea la curent cu datele-cheie (zile de naștere, aniversări) pentru a ajuta executivul să mențină bunele relații.



9. Rezolvarea problemelor și sprijinirea deciziilor

● Anticiparea nevoilor executivului și abordarea problemelor înainte ca acestea să devină probleme majore.

● Oferirea de informații cu privire la deciziile minore sau filtrarea informațiilor importante pentru executiv.

● Ajutarea la gestionarea crizelor sau a situațiilor urgente prin coordonarea rapidă a resurselor.



10. Asistență strategică

● Sprijinirea executivului în planificarea strategică prin pregătirea de date sau rapoarte relevante.

● Efectuarea de cercetări pentru a oferi perspective sau informații de bază cu privire la subiecte-cheie sau întreprinderi.

● Ajutarea la luarea deciziilor la nivel înalt prin organizarea detaliilor necesare.




CE OFERIM

● Pachet salarial competitiv și beneficii.

● Oportunități de dezvoltare profesională și creștere.

● Un mediu de lucru dinamic și de sprijin.