Office Administration Manager

Candidatul ideal pentru acest post este o persoană care asistă si interfereaza în mod eficient cu managementul general în activitatea ︎de lucru zilnică, cu scopul de a facilita o bună funcționare a proceselor și proiectelor din cadrul companiei.
Pentru a îndeplini acest rol, viitoarea noastră colegă/ viitorul nostru coleg trebuie să dispună de următoarele însușiri:
*Aptitudini excelente de comunicare verbală și scrisă: capacitatea de a transmite informații în mod clar, eficient și diplomat;
*Stil de lucru individual;
*Competențe bune de management al timpului, de rezolvare a problemelor și de a lua decizii în condiții de stres;
*Dorința de inițiativă de lucru și de asumare a responsabilității;
*Atenție la detalii și aptitudini organizatorice foarte bune;
*Aptitudini interpersonale/ Bun mediator: abilitatea de a transmite informații dinspre management către angajați și în sens invers.Următoarele aptitudini sunt necesare viitorului nostru Assistant Manager:
Microsof Office (Excel, Power Point, Word, Outlook);
*Operare în ReViSal (registrul general de evidență al salariaților);
*Cunoștințe de bază în ceea ce privește Codul Muncii (ex: contractul individual de muncă, timpul de lucru);
*Cunoștințe de bază în ceea ce privește contabilitatea primara
*Limba engleză la nivel mediu spre avansat.
*Cunoașterea limbii germane nu este obligatorie, dar reprezintă un avantaj;
*Calificarea ca și Inspector Resurse Umane nu este obligatorie, dar reprezintă un avantaj.

Resurse Umane si Contabilitate:
* Recrutare personal la nivel organizatoric, împreună cu managementul/coordonatorii
de departament (postare anunțuri ejobs, screening CV-uri, ︁︀​︂︃︃​︁︂︁​︆︄asistare la interviuri, programare discuții, redactare rapoarte post-interviu, comunicare rezultate);
*Angajare personal (comunicare loc munca vacant si ocuparea acestuia, programari consult medicina muncii, inregistrare in Revisal, transmitere in Reges);
*Relatia cu colaboratorul pe parte de SSM și PSI (anuntare amgajari noi, solicitare fise de riscuri, programarea instructajelor pentru noii angajati, programarea instructajelor de grup);
* Delegatii (organizarea deplasarilor, cautare cazari Airbnb, Booking etc );
* Întocmirea pontajului si evidenta zilelor de concediu;
*Contabilitate primara: registru casa, deconturi, suport departament Contabilitate;
* Planificare evenimente companie, împreună cu managementul;
* Redactare și eliberare diverse documente (acte adiționale la contractele individuale de muncă, oferte angajare, adeverințe pentru medicina de familie, decizii ale administrației, decizii desfacere CIM, anunțuri pe canalele interne de comunicare etc.)

Coordonare Facilitati:
* Comandă lunară produse birotică și de igienă;
* Verificarea stocului în ceea ce privește produsele de birotică și igienă;
* Comenzi lunare tichete de masa si Gestionarea relației cu terții, pe parte de facilitate;
* Taskuri care pot interveni pe parte de mentenanță a clădirii (ex: programare reparații, scadente termene certificari utilaje si echipamente aflate in exploatare).

Management Reporting:
* Trecerea în calendar a diverselor meetinguri și remindere în legătură cu acestea;
* Diverse centralizari si evidenta si urmarirea termenelor scadente;
* Research & reporting to management – pe diverse situații;
* Traduceri texte/ documente (RO EN si RO DE sau EN DE, în cazul cunoașterii limbii germane);
* Suport si gestionare conturi ale companiei pe social media (LinkedIN, Facebook, etc);
* Sprijin în orice activități care sunt de implementat, cu scopul menținerii bunei funcționări g. companiei.