Ideal Candidate
Locul de desfasurare a activitatii: Alba Iulia, birouri in incinta Alba Iulia Mall, strada Alexandru Ioan Cuza, nr 2B
Program fix: Luni-Vineri, 09:00 - 18:00.
Program fix: Luni-Vineri, 09:00 - 18:00.
Job Description
Responsabilitati:
- Actualizeaza permanent baza de date a chiriasilor, prezinta, (daca este necesar) spatiile vacante disponibile
- Prezinta periodic situatia chiriasilor temporari
- Asigura calitate si rapiditate in gestionarea administrativa a contractelor, notificarilor si comunicarilor transmise catre terti sau intern
- Asigura gestiunea optima si circuitul integrat al tuturor documentelor/notificarilor/contractelor centrului comercial de orice natura (inchirieri, marketing, prestari servicii, etc)
- Pastreaza legatura cu departamentul Juridic pentru validarea contractelor / actelor aditionale / altor documente, dupa caz, si se asigura de transmiterea acestora catre persoanele implicate / interesate
- Participa activ in cadrul sedintelor de interes general, organizeaza si pregateste intalnirile prin amenajarea salilor de intalnire, pune la dispozitie mapele informationale relevante, creeaza ordinea de sedinta si ulterior pregateste si difuzeaza minutele de sedinta
- Oferta suport Directorului centrului comercial
- Interactioneaza cu departamentele (Marketing, Tehnic, Juridic, Contabilitate) si le ofera suportul operational necesar
- Intocmeste deconturi de deplasare si verifica incadrarea acestora in norme
- Raspunde pentru derularea corespunzatoare a activitatilor cu specific de secretariat si registratura interna in cadrul centrului comercial, preluarea si directionarea apelurilor telefonice, trierea, directionarea si distribuirea adecvata a corespondentei
- Raspunde de managementul adecvat al tuturor documentelor si al arhivei de documente
- Asigura suportul operational necesar, conform limitelor de competenta acordate, pentru bunul mers al altor procese de business, respectiv cele de facturare, collection, inventariere a mijloacelor fixe si circulante
Cerinte:
- Studii superioare (domeniile: economic, juridic sau administrarea afacerilor reprezinta un avantaj)
- Experienta relevanta de minim 2 ani pe un post similar: activitati de secretariat, receptie/registratura, interfata cu clienti interni si externi, managementul documentelor
- Cunostinte solide de limba engleza (vorbit, citit si scris)
- Reprezinta un avantaj cunoasterea unor softuri de tip ERP/CRM
- Abilitati foarte bune de comunicare, ascultare activa si follow-up
- Abilitati de management al documentelor si utilizare competenta a aparaturii specifice de birou (calculator, telefon / mini-centrala telefonica, interfata cu dispeceratul, fax, copiator, scanner)
- Abilitati de organizare / auto-organizare si multitasking
- Cunostinte solide de MS Office (in special Word, Excel si PowerPoint)
- Abilitati de planificare si management al timpului, efectuarea cu atentie si rigurozitate a unor sarcini cu caracter repetitiv
- Actualizeaza permanent baza de date a chiriasilor, prezinta, (daca este necesar) spatiile vacante disponibile
- Prezinta periodic situatia chiriasilor temporari
- Asigura calitate si rapiditate in gestionarea administrativa a contractelor, notificarilor si comunicarilor transmise catre terti sau intern
- Asigura gestiunea optima si circuitul integrat al tuturor documentelor/notificarilor/contractelor centrului comercial de orice natura (inchirieri, marketing, prestari servicii, etc)
- Pastreaza legatura cu departamentul Juridic pentru validarea contractelor / actelor aditionale / altor documente, dupa caz, si se asigura de transmiterea acestora catre persoanele implicate / interesate
- Participa activ in cadrul sedintelor de interes general, organizeaza si pregateste intalnirile prin amenajarea salilor de intalnire, pune la dispozitie mapele informationale relevante, creeaza ordinea de sedinta si ulterior pregateste si difuzeaza minutele de sedinta
- Oferta suport Directorului centrului comercial
- Interactioneaza cu departamentele (Marketing, Tehnic, Juridic, Contabilitate) si le ofera suportul operational necesar
- Intocmeste deconturi de deplasare si verifica incadrarea acestora in norme
- Raspunde pentru derularea corespunzatoare a activitatilor cu specific de secretariat si registratura interna in cadrul centrului comercial, preluarea si directionarea apelurilor telefonice, trierea, directionarea si distribuirea adecvata a corespondentei
- Raspunde de managementul adecvat al tuturor documentelor si al arhivei de documente
- Asigura suportul operational necesar, conform limitelor de competenta acordate, pentru bunul mers al altor procese de business, respectiv cele de facturare, collection, inventariere a mijloacelor fixe si circulante
Cerinte:
- Studii superioare (domeniile: economic, juridic sau administrarea afacerilor reprezinta un avantaj)
- Experienta relevanta de minim 2 ani pe un post similar: activitati de secretariat, receptie/registratura, interfata cu clienti interni si externi, managementul documentelor
- Cunostinte solide de limba engleza (vorbit, citit si scris)
- Reprezinta un avantaj cunoasterea unor softuri de tip ERP/CRM
- Abilitati foarte bune de comunicare, ascultare activa si follow-up
- Abilitati de management al documentelor si utilizare competenta a aparaturii specifice de birou (calculator, telefon / mini-centrala telefonica, interfata cu dispeceratul, fax, copiator, scanner)
- Abilitati de organizare / auto-organizare si multitasking
- Cunostinte solide de MS Office (in special Word, Excel si PowerPoint)
- Abilitati de planificare si management al timpului, efectuarea cu atentie si rigurozitate a unor sarcini cu caracter repetitiv
Company Description
MAS PLC este un investitor imobiliar și operator listat în consiliul principal al Bursei de Valori din Johannesburg. Grupul este gestionat intern, combinând abilități de investiții, achiziții, leasing, gestionarea activelor și a proprietăților, marketing și finanțe.
